Blog de Glidea

4 pasos para mantener vacía la bandeja de entrada de correos (y vivir mejor)

Consultor Web
05/09/2014 - 15:18

Mantener vacía la bandeja de entrada de correos es un objetivo simple y mundano que puede ayudarnos a trabajar (y vivir) mejor. Se trata de una de mis técnicas favoritas para cumplir con varias buenas prácticas de trabajo: tener claras las tareas pendientes, ser proactivo y ser ordenado.

La comparación con tener el escritorio de trabajo limpio y ordenado es válida. Si nuestro escritorio es un quilombo, con papeles, folletos, basura y tantas otras cosas, la performance decaerá: estaremos incómodos, no encontraremos las cosas importantes, tendremos que ver o correr las cosas irrelevantes decenas de veces y todo esto nos producirá pérdida de tiempo y cansancio.

Nuestra bandeja de entrada llena de emails sólo trae confusión: no podemos identificar claramente lo importante ni lo pendiente y perdemos tiempo repasando visualmente emails secundarios durante decenas de veces. Y tampoco tenemos una visualización de una estrategia de trabajo a la hora de revisar la casilla de correos.

1. Crear filtros

La mejor manera de tener una bandeja de entrada vacía es no recibir emails en la misma. Para ellos tenemos varias tareas por delante.

En primer lugar, desuscribirnos de todo tipo de listas que no sean estrictamente necesarias. ¿Cuántos de los emails de esas listas realmente estás leyendo? ¿Cuántos de los emails que lees realmente están aportando a tus objetivos (laborales o personales)?

Para las listas de correos de las que no podamos desuscribirnos, crear filtros que identifiquen el origen de la lista (por ejemplo, mediante el email), apliquen una etiqueta al email y lo archiven automáticamente. Posteriormente, si nos da la gana podremos acceder a la etiqueta y mirar los emails de la lista, sin que esta tarea nos interrumpa o distraiga durante el momento de trabajo.

Para el resto de los emails, también podemos crear filtros. Quizás tenemos un cliente tóxico que nos amarga la tarde (y la vida); si no podemos evitarlo, entonces quizás sea una buena idea crearle un filtro para mandarlo directamente a una etiqueta que revisaremos más tarde, cuando nosotros decidamos que tenemos la energía suficiente para enfrentarlo.

2. No posponer respuestas

Muchas veces nos encontramos cansados, desmotivados y elegimos procrastinar, posponiendo respuestas una y otra vez, para mañana, para la semana próxima, para el mes que viene. Sin embargo, dar respuesta en el corto plazo tiene varios beneficios.

El primero de los beneficios es de cara al cliente: una respuesta rápida genera una buena imagen (el cliente percibe que estamos listos para escuchar sus necesidades y tratar de darles respuesta) y además acelera el proceso de cierre de la venta, ya que evita que el cliente “se enfríe” o encuentre alternativas.

El segundo de los beneficios es personal: nos libera de la carga de la respuesta pendiente (quizás, por no responder, repasamos el caso decenas de veces, todos los días) y nos permite enfocarnos en el resto de las tareas pendientes. A veces posponemos la respuesta porque se trata de un asunto espinoso que preferimos evitar, pero seguramente el tema vuelve recurrentemente a nuestras mentes y, aunque no lo percibamos, consume nuestra energía, consciente o inconscientemente.

3. Mudar pendientes al sistema de tareas

A veces existen emails que no podemos responder (por ejemplo, necesitamos información adicional que no depende de nosotros) y que tampoco podemos hacer desaparecer de nuestra vista (ya sea mediante filtros o simple y definitivo Archivar), ya que quizás se trata de un tema importante que exige nuestra atención y seguimiento (por ejemplo, para insistir sobre la información faltante).

En estos casos, la mejor idea es mover la tarea pendiente a algún sistema de gestión de tareas (o similar), con prioridad Alta para el ejemplo dado. Por supuesto, para esto primero hay que tener un sistema gestor de tareas, lo cual es altamente recomendable. Nosotros utilizamos uno llamado Redmine.

4. Ignorar, Archivar, Eliminar

Un extremista de la gestión de correos electrónicos proponía “borrar todos los emails que no conducían a una venta”. Muchas cosas pueden criticarse de esta persona: que se trata de un extremista, un comerciante, un cerdo capitalista, un despreciable y frío discípulo del dios dinero, etc. Lo que no podemos achacarle es no mantener el foco con absoluta claridad. Después de todo, si esta persona logra finalizar su trabajo más rápidamente, quizás pueda liberarse temprano para compartir el tiempo con su familia, sus amigos o sus placeres personales.

Muchísimos emails son una absoluta pérdida de tiempo que no conducen a nada. Y no me refiero solamente a las cadenas de emails que manda la tía Marta. Me refiero a innumerables grupos que discuten temas irrelevantes (por ejemplo, a otras personas) en relación a nuestros objetivos personales y laborales. Últimamente, hay mucho de esto en WhatsApp. Podríamos llamarlo “el síndrome de Hablar es Gratis”.

Por lo tanto, la recomendación es cortar, podar, ajustar, eliminar, salirse, escapar, escindirse, correr, huir (fingiendo locura si es necesario), alejar, apartarse de todas las conversaciones, discusiones o informaciones basura que no conducen a ningún sitio.

Cierre del tema

Si la bandeja de entrada está vacía, todo va bien y es momento de continuar trabajando con las tareas estratégicas. Y bien sabemos que nadie nos va a enviar emails, pedir o exigir resoluciones para las tareas estratégicas, que son las realmente importantes.

Como siempre, estaría bueno que nos compartas tus ideas, impresiones o experiencias en el manejo de la bandeja de entrada de correos, una tarea trivial que sin embargo (por la gran importancia laboral del email y por el gran tiempo que le dedicamos) resulta central.

Servicios que te pueden interesar