Blog de Glidea

5 criterios y 1 método simple para priorizar tareas

Consultor Web
04/12/2014 - 16:12

Priorizar tareas es –valga la redundancia- una de nuestras tareas principales. Una correcta priorización de las tareas nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos de una manera más eficiente, ya que en la vida real –a diferencia de lo que ocurre en la matemática- el orden de los factores sí altera el producto.

A continuación no sólo propondré 5 criterios que nos ayudan a priorizar una tarea, sino también 1 método simple para combinarlos y obtener una lista ordenada de tareas.

Como primer paso, para cada uno de los criterios listados a continuación, asignar a cada tarea una valuación de 1, 2 o 3.

Es estratégica: [1,2,3]
Produce ingresos: [1,2,3]
Produce ahorros: [1,2,3]
Requiere mucho tiempo: [1,2,3]
Bloquea otras tareas: [1,2,3]

Es estratégica

Se trata de establecer si la tarea contribuye de manera decisiva a los objetivos que nos hemos propuestos o, más específicamente, a las estrategias que hemos determinado para alcanzar esos objetivos.

Produce ingresos

Asumiendo un objetivo general que puede medirse en términos económicos, se trata de evaluar si la tarea contribuirá a generar mayores ingresos.

Produce ahorros

Íntimamente relacionado al criterio anterior, pero diferente, evalúa si la tarea contribuirá a generar menores egresos (es decir, si produce ahorros).

Requiere poco tiempo

Valúa de manera inversa la cantidad de tiempo (una de las mejores expresiones del esfuerzo) requerida por la tarea. En muchas ocasiones, tareas que demandan poco tiempo puede comenzar a producir resultados (por ejemplo, generar ingresos o ahorros) inmediatamente.

Bloquea otras tareas

Desbloquear los cuellos de botella es un factor importante a la hora de priorizar las tareas. Cuanto mayor cantidad de tareas liberadas tengamos para ejecutar, mejores resultados podremos obtener a la hora de priorizar. Por lo tanto, cuanto antes despachemos las tareas bloqueadoras, mejor.

Una vez asignados y sumados los puntajes para cada tarea, ordenarlas de manera decreciente (por puntaje total) y ya tendremos nuestra lista de tareas priorizadas de una manera sistemática e inteligente.

Adicionalmente, podemos asignar un mayor peso a cada uno de los criterios según nuestro caso particular. Es posible que en mi caso, por cierta razón, yo desee priorizar el criterio de “Produce ahorro”, por lo que debería asignar más peso a ese criterio.

Para implementar esto, podría –por ejemplo- multiplicar puntos adicionales al puntaje de cada criterio, por ejemplo:

Es estratégica: [1,2,3] *2
Produce ingresos: [1,2,3] *2,5
Produce ahorros: [1,2,3]*3
Requiere mucho tiempo: [1,2,3]*1
Bloquea otras tareas: [1,2,3]*1,5

Estas son unas ideas básicas que intentan identificar los criterios que utilizamos a la hora de priorizar tareas. Y luego, intentan sistematizar de manera simple una forma de llevarlos a la práctica. Estaría muy bueno que nos sumes tus ideas, criterios o métodos en torno a priorizar tareas, para que entre todos podamos mejorar la forma en la que trabajamos.

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