Blog de Glidea

Aumentar la productividad operativa usando Internet

29/08/2009 - 13:59

Internet no es solamente un medio de comunicación. Es también una gran plataforma funcional sobre la cual podemos organizar nuestra empresa, mediante la utilización de las más variadas herramientas colaborativas, las cuáles aumentan en calidad y en cantidad casi a diario.

Las herramientas colaborativas disponibles pueden ayudarnos a mejorar el soporte a los diferentes procesos de nuestra empresa, como la comunicación general (mensajería, calendario, documentos, etc.), la gestión de los clientes (ventas, cobros, facturación, soporte, etc.) o aquellos específicos de nuestro rubro (por ejemplo, para una clínica, la posibilidad de gestionar los turnos online).

Cada vez en mayor cantidad y en mayor grado, las empresas deciden utilizar Internet como plataforma para montar las herramientas utilizadas internamente por la empresa, reemplazando paulatinamente a la red local de la empresa, la cual no pocas veces tiene limitaciones o problemas.

Esta mejora en las herramientas que soportan los procesos de trabajo tiene un impacto directo en la productividad operativa de la empresa. Esto quiere decir que podemos alcanzar los mismos resultados con menor esfuerzo (o mejor resultados con el mismo esfuerzo), es decir, estamos en condiciones de aumentar nuestras ganancias.

Existen básicamente dos tipos de herramientas a mencionar:

• Las que constituyen un servicio externo (por ejemplo, Google Apps).

• Las que corren sobre nuestro servidor externo (por ejemplo, la gran mayoría de las herramientas de software libre).

La utilización de herramientas colaborativas sobre la red tiene varias ventajas:

• Independencia geográfica. Los usuarios de las herramientas pueden usarlas independientemente de la ubicación geográfica en la que se encuentren. Sólo necesitan tener acceso a Internet.

• Ahorro en infraestructura y mantenimiento. En la mayoría de los casos, utilizar Internet como plataforma nos ahorra la necesidad de una infraestructura interna y, por lo general, nos simplifica las tareas de la instalación y mantenimiento.

• Ahorro en materiales. Muchos de los tradicionales procesos que utilizaban papel (y archivadores, y lugar, y limpieza, y tiempo de búsqueda, etc.) pueden ahora ser mudados a las herramientas online.

• Back up simplificado. Los servicios externos nos garantizan la disponibilidad de los datos (las empresas que los proveen tienen sus propios procesos de backup) y los servidores contratados cuentan, en la actualidad, con un servicio de backup diario.

• Actualizaciones permanentes que permiten ser aplicadas en la mayoría de los casos mediante procesos automatizados o semiautomatizados.

• Integración con otras áreas o procesos. Por ejemplo, la gestión de clientes puede integrarse completamente utilizando el Sitio Web como punto de contacto con el mismo.

Vamos con algunos ejemplos:

Google Apps
Como mencionamos anteriormente, Google Apps es un conjunto de herramientas de comunicación y colaboración desarrolladas por Google, una empresa que ha nacido, vive y piensa en Internet. Las mismas están enfocadas directamente en el objetivo de aumentar la productividad de los equipos de trabajo. Se destacan su efectivo y eficiente sistema de correos Gmail, el calendario compartido Google Calendar, el sistema de chat Google Talk y el paquete de Google Docs, que permite tener herramientas como documentos y planillas de cálculo con el valor agregado de que pueden editarse simultáneamente por todos los miembros del equipo de trabajo.

Todas estas herramientas se encuentran integradas, mediante gestión de permisos y alertas cruzadas, que permiten compartir y editar en equipo. Todo ello puede usarse mediante el dominio institucional de la empresa e integrarse además a dispositivos móviles, como celulares y palms.

En este sentido, Google se encuentra actualmente desarrollando Google Wave, una nueva herramienta que profundiza todos estos conceptos colaborativos.

Gestión de proyectos junto al cliente
La comunicación con el cliente durante la realización de un proyecto es fundamental y debe existir orden y acuerdo sobre los puntos que se encuentran pendientes de resolución (issues). Para ello existen numerosos sistemas de seguimientos de issues (issue tracking, bug tracking, tickets, etc.) que permiten una gestión ordenada de esta información, mediante la asignación de responsables, prioridades, etc. Los mismos permiten la asignación de roles tanto al cliente como a los desarrolladores internos, con capacidad para efectuar ciertas acciones de acuerdo al caso. Esto permite una gestión online colaborativa y ordenada que conduce, sin dudas, a una relación agradable, libre de malos entendidos y frustraciones.

Factura electrónica
La factura electrónica no sólo ofrece las ventajas de ahorrar papel, envíos, tiempo y orden sino que se encuentra enmarcada, en general, como una parte de la automatización de la gestión administrativa que puede llevarse adelante en una empresa u organización y será analizado en detalle en Automatización de procesos.

Servicios que te pueden interesar