Blog de Glidea

Espacio de trabajo limpio y ordenado

Director / Experto en imagen de Sitios Web
22/11/2013 - 12:57

Cada cierto tiempo nuestro espacio de trabajo se ve inundado de papeles y objetos que no utilizamos, sin contar el polvo que eventualmente puede agregarse. Se acumulan uno encima del otro y todo se mezcla con todo. No solo junta tierra y aparecen los ácaros, sino que peor aún, generan un ambiente laboral donde reina la desorganización: nos lleva más tiempo encontrar las cosas que necesitamos, no tenemos más lugar para ubicar las cosas importantes o bien generamos una imagen de caos frente a nosotros mismos y los demás.

Hay personas que se niegan con lo más profundo de su ser a ordenar su espacio de trabajo. Creen que les causaría una especie de daño irreparable en su personalidad. Hay otras que con mayor voluntad a hacerlo al menos se preguntan: ¿No será hora de ordenar todo este caos? Pero inmediatamente se dan cuenta de que les tomará tiempo que no disponen, y procrastinan su decisión.

Más allá de tu personalidad creo que deberías reconsiderarlo. Estar varias horas al día en un lugar que es un completo desastre te predispone de una manera mucho más negativa que si estuvieras trabajando en un ambiente limpio y ordenado. Y con eso, te produce una mayor cantidad de estrés y te hace menos productivo.

Hacia el minimalismo vamos

Tener menos objetos, menos papeles y menos cosas facilitará el orden del escritorio. Se trata de reducir a lo esencial y despejar el ambiente. Por unos minutos observá o recordá tu escritorio y todas las cosas que hay en él. ¿Cuántas de esas cosas usás a diario? ¿Cuáles no usás hace una semana? ¿Qué objetos no usás hace un mes? ¿Cuántas otras necesitás esporádicamente? Te sorprenderá ver la enorme cantidad de objetos que ocupan espacio visual y físico (y que encima no necesitás)

Una buena analogía puede hacerse con el escritorio de nuestro sistema operativo (por ejemplo, Windows). Si lo tenemos lleno de íconos sin dudas el trabajo sea más desordenado e improductivo.

Algunas ideas

Luego de realizado el análisis y haber sacado algunas conclusiones, si todavía tenés deseos de mantener tu espacio de trabajo limpio y ordenado, podés empezar por lo siguiente:

Limpiar la pantalla del ordenador - Las marcas de los dedos o la tierra acumulada, puede removerse en tan solo treinta segundos por lo que no hay justificación para postergar esta tarea para mañana. No sólo obtendremos los beneficios de trabajar en un ambiente limpio, sino que la visibilidad de la pantalla será mejor.

Comprar un cesto de basura - Para tener un lugar cerca donde tirar todas las porquerías. Papeles, clips rotos, migas de pan, envoltorios de galletitas, vasos de café, y todos los residuos que generamos luego de un día de trabajo típico.

Reubicar algunos objetos - Está bueno tener algún libro a mano para consultar de vez en cuando información, o bien tener fotografías de la familia en nuestra oficina. Pero si hay saturación, quizás se puedan reordenar estos objetos para dejar a la vista solo unos pocos. O para sacarlos del escritorio y, por ejemplo, colgarlo de la pared.

Ordenar los cables - Ya con solo tener una computadora, un teléfono de línea y una impresora, puede generarse una telaraña apta para atrapar cualquier tipo de insecto. Podés comprar algunos precintos o cinta aisladora para estirarlos, separarlos o acortarlos. Los dispositivos inalámbricos también pueden ser una buena decisión.

Minimizar los papeles - Un hábito que solía tener era escribir sobre las hojas de la impresora pero esto era un desperdicio de papel enorme (costo económico y ecológico) como así también no es una práctica muy prolija. Por el contrario lo que recomiendo es tener una libreta o bloc de notas para que todas tus anotaciones estén en un mismo lugar.

El uso de los Post-it también lo desaconsejo porque se empiezan a acumular y después quedan sobre la pared anotadas tareas de hace un año atrás. Prefiero anotar directamente en la computadora o sobre una hoja de mi libreta. Y si te gustan los Post-it, entonces es una buena idea mantenerlos actualizados.

Guardar en su lugar lo que se ha utilizado - Cada cosa en su lugar. Básico y elemental pero sin embargo uno de los hábitos más difíciles de adquirir. Esta es la forma más fácil de mantener el espacio de trabajo ordenado.

Limpiar la mesa - Si tenés el hábito de comer o tomar una infusión mientras trabajás, entonces probablemente puedan quedar rastros de comida. Eliminá cualquier mancha de café o mate, como así también las migas de las medialunas para mantener tu lugar de trabajo limpio.

Recuerdo una vez que el mouse no se desplazaba correctamente sobre la superficie y se debía al pegote generado por una mancha que no había sido removida a tiempo. Esto claramente no va, es muy poco serio.

Comprar cajas o archivadores para guardar las cosas - Si identificás objetos sin hogar puede ser una buena idea comprar una caja o archivador para almacenarlos. Obviamente ir hasta la librería a buscar una es una tarea desagradable y da pereza. Tomar el coraje necesario para hacerlo no es moneda corriente. O en su defecto, deshacerse de todo.

¿Y si no quiero cambiar?

¿Qué pasa si luego de leer este artículo o recibir alguna recomendación de un colega, insistís en seguir trabajando en el desorden?

No te preocupes, vas a poder seguir trabajando como hasta ahora perfectamente. Pero también podés al menos intentar durante un mes trabajar en un ambiente limpio y ordenado. Hacerlo a modo experimental si se quiere, ver como se siente y eventualmente volver a tus viejos hábitos.

A lo largo de los años fui diseñando mi espacio de trabajo y he pasado por varias etapas. Desde un escritorio en donde no entraba un alfiler, hasta un escritorio libre de todo (solo estaba la computadora). En lo personal me predispongo mejor para trabajar, cuando hay abundante lugar, pureza visual, y orden. Como todo no se trata de irnos a un extremo de un día para el otro, pero si de ir realizando pequeños cambios hasta sentirnos cómodos.

Estaría buenísimo que vos también nos cuentes cómo manejás tu espacio de trabajo y qué impacto tiene en tu trabajo el mantenerlo (o no) limpio y ordenado.

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