Blog de Glidea

Estar ocupado no es sinónimo de ser productivo

Consultor Web
14/04/2014 - 19:20

Estar ocupado… “garpa”

Muchas personas creen que estar muy ocupado es sinónimo de ser muy productivo, de ser muy importante o –en el extremo del error- de ser imprescindible. Esta creencia se extiende tanto entre las personas que están muy ocupadas como entre aquellas que se relacionan con las primeras (y, muchas veces, las padecen).

Y, claro, ser muy productivo, muy importante o imprescindible… “garpa”. Las personas muy ocupadas, se cree, son también exitosas, dinámicas, ganadoras. Es por ello que consciente o inconscientemente, muchas personas buscan natural o artificialmente este estado de mucha ocupación, buscando la valoración o aprobación de sus círculos, tanto laborales como sociales.

Sin pretender ahondar demasiado en el costado psicológico del tema, otras veces las personas buscan algo más. A partir de una ocupación permanente, muchas veces las personas buscan evitar espacios de reflexión que las pongan cara a cara con las preguntas personales más profundas: ¿qué estoy haciendo de mi vida? ¿es realmente esto lo que quiero?

Estar ocupado puede ser improductivo

Lo curioso es que, muchas veces, estar muy ocupado (o actuar como tal) puede conspirar contra la productividad.

La productividad consiste en un cociente entre el producto y el tiempo necesario para obtener ese producto. Si logramos producir lo mismo en menor tiempo o más en el mismo tiempo (o más en menos tiempo), seremos más productivos. Es decir que si las personas muy ocupadas logran hacer lo mismo recortando algunas de sus tareas más improductivas, no sólo estarán menos ocupadas, sino que además serán más productivas.

Muchas de las tareas que suelen ocupar a las personas muy ocupadas suelen ser improductivas, es decir, son tareas que no aportan demasiado a generar producto. En mi experiencia, algunas de las tareas poco productivas a las cuales las personas muy ocupadas le dedican tiempo excesivo son: reuniones, comunicaciones telefónicas, gestión del email, gestión del automóvil (incluida la tarea de conducir), gestión del hogar.

Estar menos ocupado y ser más productivo

Pasando al terreno de las soluciones, a continuación se listan algunas ideas para estar menos ocupado y, al mismo tiempo, ganar en productividad:

  • Evitar interrupciones. Se trata de un principio general que, sin embargo, tiene grandes consecuencias cuando se aplica a la realización de las tareas más productivas. Esto quiere decir: cuando te pongas a realizar la tarea más productiva de todas (por ejemplo, un trabajo que garantiza la mayoría de tus ingresos), evitar todas las interrupciones (cerrar chats, apagar teléfonos, apagar timbres, etc.).
  • Evitar reuniones innecesarias. La reunión personal es posiblemente la mejor manera de tener una reunión; sin embargo, si tomamos en consideración el costo que esta nos puede significar (contabilizar viaje, tiempo de todos los presentes, etc.) es posible que también sea una de las maneras más improductivas de resolver cuestiones pendientes.
  • Paquetizar la comunicación. Se trata de establecer un momento específico en el cual recibir toda la comunicación y responderla, con el objetivo de evitar interrupciones y realizar todo ese proceso junto, de una vez, concentrados en él. Por ejemplo, podríamos decir que sólo una vez al día recibiremos y contestaremos mensajes telefónicos del contestador y de nuestra casilla de emails.

Para terminar, como siempre, estaría bueno que nos compartas tu opinión sobre el tema y, mejor aun, que nos compartas más ideas o técnicas para lograr ser más productivo y (en consecuencia deseable) estar menos ocupado.

Servicios que te pueden interesar