Reunionitis

La reuninitis es una grave enfermedad organizacional, que consiste en utilizar excesivamente el recurso de las reuniones personales para la resolución de cuestiones que podrían resolverse de otro modo, por ejemplo, mediante el uso de nuevas tecnologías de comunicación que nos ofrece Internet.

Existe un sitio web que permite estimar en dólares concretos la pérdida de dinero que el mal uso del recurso de las reuniones personales puede causar en una organización: http://www.payscale.com/meeting-miser

Lo importante, como en todos los aspectos, es encontrar el equilibrio. Las reuniones personales son un recurso excelente para el trabajo en equipo, pero debe utilizarse cuando es productivo hacerlo y no en otras ocasiones cuando no lo es.

La regla concreta es simple en exceso: resolver una cuestión utilizando reuniones personales, cuando podríamos haber obtenido el mismo resultado mediante el uso del email, el Skype o el teléfono es un derroche de recursos. Sobretodo si existen factores adicionales como impuntualidad, tiempo de transporte al lugar físico, costo de transporte al lugar físico, etc.

No debemos olvidar que, muchas veces, el escuso más preciado, escaso y caro es el tiempo de las personas y que en muchas ocasiones es mejor destinar ese tiempo al desarrollo que a las reuniones que no agregan valor al desenvolvimiento de un proyecto.

Cuando los objetivos están claros, suele ser mucho más productivo destinar tiempo a cumplirlos que a reuniones protocolares.

Algunas buenas prácticas elementales para reuniones personales eficacez son:

• Definición del objetivo de la reunión.
• Confirmación de que la reunión personal es el mejor modo de cumplir con ese objetivo. Alternativas pueden ser teleconferencias, emails o simple asignación de tareas mediante alguna herramienta apropiada.
• Definición del orden del día o listado concreto de temas a tratar.
• Establecer un horario de inicio, pero también uno de fin, que sirva de motivación a la hora de mantener el foco en el objetivo y el listado de temas.
• Invitación a las personas indispensables.
• Adelantar todo el material posible, para que durante la reunión todos estén en tema.
• Durante la reunión, fijar tareas a realizar (es decir, consecuencias de la reunión), con sus tiempos límite de realización, sus responsables y sus prioridades respecto de otras tareas.

Los horarios también pueden ser importantes. Por lo general, es más productivo que las reuniones no interrumpan la jornada laboral, por lo que es recomendable que se realicen por la mañana temprano o por la tarde, sobre el final del día.

Otro punto a tener en cuenta para reuniones altamente efectivas y productivas consiste en la disponibilidad o no de elementos distractivos, como notebooks, celulares o hasta comida. Estos elementos no sólo distraen a quienes le dan uso, sino que pueden ser interpretados por el resto de los asistentes como una falta de respeto, lo cual puede conducir a resultados contraproducentes.

Algunas herramientas online que pueden ayudarnos a evitar las reuniones improductivas:

• Skype. La popular herramienta no sólo permite llamadas de voz y video, sino también teleconferencias y compartimento de pantalla y documentos.
• TeamViewer. Similar al anterior, nos permite también tomar control de la computadora remota. Especialmente útil para dar soporte y demostraciones a distancia.
• Redmine. Excelente gestor de tareas, que permite crear proyectos, asignar tareas, responsables, tiempos y prioridades.
• Gmail. El sistema de email de Google no sólo nos permite un uso inteligente del correo mediante el concepto de conversaciones, sino que también nos da una serie de poderosas herramientas complementarias, como documentos compartidos en líneas, calendarios compartidos, chat multiusuario y otras herramientas de trabajo en equipo.